En muchas oportunidades he visto cómo las empresas van creciendo: firman contratos con grandes clientes, conforman su red de proveedores y de trabajadores, pero no tienen políticas internas. En la mayoría de los casos, la pregunta del cliente es simple: “¿estoy obligado? ¿Hay sanción si no las tengo?”.
En algunos casos, según los montos e ingresos de la empresa, sí existe la obligación de tener las políticas, y si no las tiene, entidades como la Superintendencia de Sociedades pueden iniciar procesos e imponer sanciones. La intención cuenta: si las políticas están en elaboración, o ya las tiene listas en un PDF pero aún no las ha publicado, el valor de la sanción disminuye sustancialmente, porque el riesgo está parcialmente controlado.
Por otro lado, esté o no obligado, si ya tiene las políticas elaboradas, asegúrese de que la información haya sido comunicada por correo electrónico, sea pública en la página web de la empresa y se implemente. Así, al momento de una reclamación —por más sencilla que parezca— usted, como gerente, ya contará con un proceso que puede poner en marcha, con la tranquilidad de saber que el riesgo puede gestionarse.
Una queja de un trabajador por acoso laboral, una solicitud de un cliente o proveedor para que sus datos sean eliminados de la base de datos, el uso de cámaras en las oficinas de la empresa, o un conflicto de intereses entre socios o administradores son algunos de los casos por los cuales, como empresario, deberá tener una política.
Claro, esto depende del tamaño de la empresa y de cada caso en particular. Una empresa con un único socio y sin trabajadores no va a necesitar las mismas políticas, ni usar el modelo de una empresa diferente. Por eso, tenga en cuenta lo siguiente:
- Si tiene 5 trabajadores, ya debe tener un reglamento interno de trabajo.
- Si tiene más de 2 socios, tenga un código de ética.
- Si maneja recursos de terceros o pertenece a un sector de alto riesgo —como inmobiliario, construcción, minería, comercio de metales preciosos o activos virtuales—, necesita políticas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT), y dependiendo de los montos, deberá contar con un oficial de cumplimiento.
- Si maneja y es responsable de información como nombre, teléfono y dirección, debe tener una política de tratamiento de datos personales.
- Si vende productos, ya sea en tiendas físicas o en línea, tenga unos términos y condiciones con política de devolución.
Ahora bien, una vez las tenga publicadas, aplique las medidas correspondientes en cada caso: socialícelas con su equipo, envíelas a sus clientes y sea claro respecto a los cambios, en caso de que los haya. Esté preparado por si recibe solicitudes de aclaración y, cuando aplique, haga firmar actas, actas de entrega y/o constancias de aceptación expresa.
Por último, recuerde que las normas son dinámicas: su equipo legal debe auditarlas, revisarlas y actualizarlas con regularidad. Porque una política publicada y socializada, pero desactualizada, ya no es una política: es una falsa sensación de seguridad. Y ese es el único riesgo que ningún seguro —ni siquiera el mejor abogado— puede cubrirle a tiempo.